Accès numériques de votre entreprise : la checklist pour y mettre de l’ordre
Votre site Web fonctionne. Vos courriels aussi. Vos publicités roulent, votre fiche Google est en ligne et quelqu’un, quelque part, renouvelle probablement votre nom de domaine.
Mais savez-vous réellement qui détient les accès à chacun de ces outils?
Au fil des années, une entreprise accumule les plateformes, les fournisseurs et les comptes et ne rencontre aucun problème, jusqu’au moment où il faut changer quelque chose.
Un employé quitte. Une agence change. Un site doit être transféré. Une carte de crédit expire. Un domaine doit être renouvelé. Et soudainement, personne ne sait qui possède le compte ou quelle adresse courriel a été utilisée pour le créer.
Voici une checklist des accès numériques à vérifier et à documenter pour éviter ce genre de situation :
- Registraire du nom de domaine
- Accès à la gestion de la zone DNS du nom de domaine
- Fournisseur du service de gestion des courriels
- Service d’hébergement du site Web
- Accès au CMS (système de gestion du contenu du site Web)
- Accès à vos produits Google
- Accès à vos profils de réseaux sociaux
- Accès à vos profils sur les divers annuaires locaux et sectoriels
- Accès à vos autres produits numériques
Dans tous les cas, organisez vos informations afin de connaître qui sont vos fournisseurs, les coordonnées d’un point de contact, quels sont vos accès utilisateurs, quel courriel ou numéro de téléphone reçoit les codes de 2fa et quel est le mode de paiement en place.
1. Votre nom de domaine et votre zone DNS
Votre nom de domaine est l’une des pièces les plus importantes de votre présence numérique. Vos courriels, votre site Web et possiblement d’autres systèmes y seront associés. Vous devriez savoir où ce nom de domaine est enregistré et qui contrôle son renouvellement.
- Quel est votre registraire?
- Qui est la personne contact ou quels sont vos accès au compte?
- Les coordonnées associées au compte sont-elles encore à jour?
- Quelle adresse courriel reçoit les avis de renouvellement (idéalement, une adresse courriel sur un domaine différent du site)?
- Le renouvellement automatique est-il activé?
- Qui gère la zone DNS?
2. Vos courriels et vos services TI
Qui est le fournisseur de service et qui gère vos adresses courriel? Pour plusieurs entreprises, cette responsabilité appartient à un fournisseur TI différent de celui qui gère le site Web.
- Qui est votre fournisseur TI?
- Qui est votre personne-ressource et quelles sont ses coordonnées?
- Quelle plateforme est utilisée, par exemple Microsoft 365 ou Google Workspace?
- Quels sont les comptes administrateurs?
- Quelle est la procédure pour créer ou supprimer un utilisateur?
- Quelles sont les options de récupération de compte?
- Quels sont les licences et abonnements actifs?
- Quels sont les frais de renouvellement?
Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, ces informations deviennent particulièrement importantes pour pouvoir retirer rapidement les accès qui ne sont plus nécessaires.
3. Votre hébergement Web
Votre site Web et son hébergement ne sont pas nécessairement gérés par le même fournisseur. Ce sont des informations que l’on cherche rarement… jusqu’au jour où elles deviennent urgentes. Vérifiez :
- Qui est votre hébergeur?
- Qui est votre contact technique et ses coordonnées?
- Quel est le lien vers le portail client ou le panneau de contrôle?
- Qui est la personne ou l’entreprise qui possède le compte?
- Quelle est la méthode de paiement utilisée?
- Quelle est la date du renouvellement et sa fréquence?
- Qui peut accéder aux sauvegardes, bases de données et fichiers du site?
4. Votre site Web et votre CMS
Afin d’avoir le contrôle sur le contenu publié sur votre site Web, il est important d’avoir les accès requis ou de savoir qui est responsable de son entretien. WordPress, Shopify, Drupal, Webflow ou CMS personnalisé : peu importe la technologie, votre entreprise devrait savoir qui détient les accès administratifs essentiels.
- Quel fournisseur est responsable de la conception ou de la maintenance du site?
- Qui est votre personne-ressource chez ce fournisseur, et quelles sont ses coordonnées?
- Avez-vous un accès administrateur à votre CMS? Si oui, connaître votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et où sont envoyés les codes de connexion à deux facteurs (courriel ou numéro de téléphone).
- Quelle adresse courriel est associée au compte principal?
- Qui dispose d’accès au CMS? Faut-il retirer des accès à certaines de ces personnes?
- Qui peut effectuer une sauvegarde ou restaurer le site en cas de problème (possiblement en lien avec l’hébergeur également)?
5. Vos produits Google
Tous vos produits Google peuvent être gérés avec le même accès, mais il arrive que ces comptes représentent plusieurs accès différents, tous administrés par des personnes différentes. Les principaux produits Google qu’utilisent les entreprises sont :
- Google Business Profile
- Google Analytics 4
- Google Search Console
- Google Ads
- Google Tag Manager
- Google Merchant Center, si applicable
- YouTube, si la chaîne est utilisée par l’entreprise
Pour chacun de ces comptes, sachez qui est propriétaire ou administrateur du compte, quelles sont les informations de connexion et où sont envoyés les codes 2fa.
Google permet d’attribuer différents rôles aux personnes à qui on remet des accès dans ses principaux produits. Il est donc préférable que l’entreprise conserve un niveau d’accès administrateur à ses comptes puis invite les comptes d’un fournisseur externe avec des niveaux appropriés.
6. Vos réseaux sociaux et comptes publicitaires
Avoir accès à une page Facebook n’est pas nécessairement la même chose qu’avoir le contrôle de tous les actifs numériques et publicitaires associés à l’entreprise. Passez en revue :
- TikTok
- YouTube
- Les comptes publicitaires associés
- Etc.
Pour Facebook et Instagram, vérifiez également votre portefeuille business dans Meta Business Suite. C’est à cet endroit que peuvent être regroupés plusieurs actifs de l’entreprise, comme les Pages, les comptes Instagram, les comptes publicitaires et certains outils de mesure.
Assurez-vous notamment de savoir :
- Quel portefeuille business appartient à votre entreprise?
- Qui possède un accès administrateur ou un contrôle complet?
- Quelles pages et quels comptes Instagram y sont associés?
- Quels comptes publicitaires appartiennent à l’entreprise?
- Quels fournisseurs, agences ou anciens employés y ont encore accès?
- Vérifier si l’entreprise elle-même conserve un accès suffisant pour gérer ou transférer ses actifs.
Pour Meta, il est aussi important de distinguer les personnes qui possèdent un contrôle complet de celles qui disposent uniquement des permissions nécessaires à leurs tâches. Les accès complets permettent notamment de gérer certains paramètres et les accès des autres utilisateurs.
L’objectif n’est donc pas de donner tous les droits à tout le monde. Chaque personne ou fournisseur devrait avoir uniquement les permissions nécessaires à son travail, tandis que l’entreprise devrait toujours conserver le contrôle de son portefeuille business et de ses principaux actifs numériques.
7. Vos annuaires et profils externes
Votre entreprise peut également apparaître sur plusieurs plateformes et annuaires que vous ne consultez presque jamais. Vérifiez si ces profils sont encore actifs, si les informations sont exactes, et surtout, qui possède les accès nécessaires pour les modifier. Par exemple :
- Associations professionnelles
- Chambres de commerce
- Répertoires spécialisés
- Plateformes sectorielles
- Annuaires locaux
- Profils partenaires
- Plateformes d’avis
- Inscriptions payantes
8. Vos plateformes et logiciels d’entreprise
Votre écosystème numérique dépasse probablement votre site et vos réseaux sociaux. Faites l’inventaire de toutes les plateformes utilisées dans vos opérations. Pour chaque outil, notez le fournisseur, le contact, l’administrateur interne, le mode de facturation et l’adresse courriel principale associée au compte. Par exemple :
- CRM
- ERP
- Système de réservation (restaurants, hôtel, etc.)
- Plateforme de paiement en ligne
- Boutique transactionnelle (si hébergée sur une plateforme autre que celle du site Web principal)
- Système comptable
- Logiciel d’infolettre
- Plateforme de formulaires
- Espace ou portail membre
- Outils de gestion de projets
- Stockage infonuagique
- Logiciels spécialisés utilisés par votre industrie
En conclusion :
Si tous vos fournisseurs changeaient demain, pourriez-vous récupérer et transférer votre site, votre domaine, vos courriels, vos données, vos comptes Google et vos réseaux sociaux sans devoir partir à la recherche d’un ancien employé ou fournisseur?
Si la réponse est non, votre ménage numérique mérite probablement un peu d’attention.
- Créez et maintenez un registre de vos produits numériques.
- Le réviser 1 à 2 fois par année.
- Sécurisez l’accès à ce registre.
- Assurez-vous que vous vous servez toujours de tous les outils et comptes répertoriés. Il y a peut-être des abonnements à annuler.
Il est possible d’être accompagné dans ce type de processus. Communiquez avec nous si vous avez besoin d’aide pour tout ce qui concerne votre présence Web.